Gastgeber sein, nicht Projektmanager: Ein unterschätzter Luxus

Der größte Luxus bei einem Event ist nicht der teuerste Champagner. Es ist die Freiheit, Gastgeber sein zu dürfen statt Projektmanager.

Klingt banal? Dann erinnert euch an die letzte Feier, die ihr selbst ausgerichtet habt.

Der Projektmanager im Kopf

Ihr kennt das: Die Gäste sind da, die Musik läuft... eigentlich müsste das jetzt der schönste Moment sein. Aber im Kopf läuft eine Liste. Ist genug Eis da? Hat der DJ den Zettel mit den Songwünschen bekommen? Warum steht Onkel Jürgen schon wieder da wie bestellt und nicht abgeholt? Und wer räumt das nachher eigentlich alles wieder auf?

Das ist der Projektmanager-Modus. In den Wochen vor dem Event ist er nützlich. Am Tag selbst ist er ein Dieb. Er stiehlt euch  die Momente, für die ihr das alles überhaupt veranstaltet.

Die besten Gastgeber die wir erleben, haben eines gemeinsam: Sie haben den Projektmanager für diesen Tag gefeuert. Nicht aus Nachlässigkeit. Sondern weil sie vorher die richtigen Leute engagiert haben.

Bei Hochzeiten gibt es dafür nicht umsonst einen eigenen Job: den Wedding Day Coordinator, manchmal auch Zeremonienmeister genannt. Eine Person, deren einzige Aufgabe es ist, dass ihr an eurem Tag keine Aufgabe habt. Genau dieses Prinzip gilt für jeden guten Dienstleister auf eurem Event... auch für uns.

Was Delegieren wirklich heißt 

Delegieren heißt nicht: eine Aufgabe abgeben und dann trotzdem dreimal nachfragen ob alles läuft. Das ist nur Projektmanagement mit Umweg.

Richtiges Delegieren heißt: Ihr gebt den Auftrag, und dann ist das Thema aus eurem Kopf. Komplett. Kein Kontrollanruf am Vorabend, keine Abstimmung während der Feier, kein drittes, viertes oder achtzehntes "habt ihr auch an... gedacht?".

Damit das funktioniert, muss auf der anderen Seite jemand stehen, der alles drumherum mitdenkt. Anfahrt, Stellplatz, Strom, Timing, Abstimmung mit der Location und den anderen Dienstleistern. All die Fragen, die sonst bei euch landen würden, sollten gar nicht erst bei euch ankommen.

Genau so verstehen wir unsere Arbeit. Die Abstimmung mit eurer Location, eurem Wedding Planner oder eurem Sicherheitsdienst führen wir gerne direkt. Ihr müsst nicht den Vermittler spielen.

Woran ihr erkennt, ob ihr wirklich loslassen könnt

Ein paar ehrliche Fragen, die ihr jedem Dienstleister stellen solltet... nicht nur uns:

Was braucht ihr von mir am Eventtag?
Die beste Antwort: nichts. Wird die Liste lang, wisst ihr schon, wer am Ende der Projektmanager bleibt.

Was passiert, wenn etwas schiefgeht?
Wer hier ins Schwimmen kommt, hat keinen Plan B. Bei uns steht für den Notfall für fast alles ein Ersatz bereit. Euer Event findet statt.

Mit wem stimmt ihr euch ab?
Gute Dienstleister reden direkt mit der Location und untereinander. Schlechte schicken euch E-Mails mit der Bitte um Weiterleitung.

Wie erreiche ich euch?
Bei uns landet ihr nicht in einer Warteschleife, nach erfolgter Buchung erhaltet ihr die Handynummer von Chris oder Steffi. Wir kennen euer Event und sind für euch da - bei allen kleinen und großen Fragen.

Für Firmenevents gilt das übrigens genauso. Wer eine Weihnachtsfeier oder einen Messeauftritt organisiert, hat schon genug um die Ohren. Der Kaffee sollte nicht dazugehören.

Und der Champagner?
Versteht uns nicht falsch: Guter Champagner ist wunderbar. Guter Kaffee aber auch. Da sind wir etwas voreingenommen.

Was zählt ist der Moment, in dem ihr mit Tasse oder Glas durch eure eigene Feier geht und nichts anderes tut als: Da sein. Zuhören, Lachen und Gastgeber sein.

Diesen Moment kann man nicht kaufen. Aber man kann alles weg organisieren, was im Weg steht. Und genau dabei helfen wir euch gerne.

Lust, auf ein umkompliziertes Kaffeecatering? Bucht euch einen Beratungstermin. Vor Ort bei uns oder flexibel am Telefon. 

Euren Termin könnt ihr hier vereinbaren: Lets talk about coffee