Drei Gespräche vor Ihrer Hochzeit. Und warum wir keins davon streichen.

Vor ein paar Tagen rief uns eine zukünftige Braut an. Sehr aufgeregt und hektisch.

Ihre Hochzeit stand wenige Tage bevor. Die Kaffeebar, die sie sich schon immer für Ihre Hochzeit wünscht, war gebucht und eingeplant. Dann meldete sich die Dienstleisterin: Sie brauche vor Ort einen Stromanschluss. Den gibt es an dieser Location nicht. Damit war die Kaffeebar Geschichte.

Wir konnten nicht einspringen, wir waren an diesem Wochenende ausgebucht. Wir haben in unserem Netzwerk herumgefragt. Mehr ging nicht.

Was uns an diesem Fall beschäftigt, ist nicht der Fehler selbst. Sondern der Zeitpunkt, zu dem er aufgefallen ist.

Strom ist keine Überraschung. Strom ist eine Frage.

Ob eine Location einen nutzbaren Außenanschluss hat, wie weit entfernt und ob er zum Zeitpunkt der Feier nutzbar ist, das sind 3 Fragen, die in ein einziges Telefonat passen. Geführt wird dieses Telefonat idealerweise, bevor ein Angebot geschrieben wird.

Wer diese Fragen erst stellt, wenn der Auftrag unterschrieben und der Termin in Sichtweite ist, hat keinen technischen Fehler gemacht. Er hat einen Ablauf, der Fehler nicht abfängt.

Genau deshalb arbeiten wir mit drei festen Kontaktpunkten. Nicht, weil wir so gerne telefonieren. Sondern weil jeder dieser Punkte eine bestimmte Klasse von Problemen zu einem Zeitpunkt aufdeckt, an dem sie noch lösbar sind.

1. Das Beratungsgespräch, vor dem Angebot

Bevor ihr von uns eine Zahl bekommt, sprechen wir miteinander.

Zum einen, weil wir uns kennenlernen wollen. Wir sind an eurem Hochzeitstag mehrere Stunden inmitten Ihrer Gäste. Da muss die Chemie stimmen, in beide Richtungen. Ein trockenes Angebot, sagt darüber nichts aus.

Zum anderen, weil wir in diesem Gespräch die Rahmenbedingungen klären. Wünsche, Gästezahl, Ablauf, Ort. Und die unspektakulären Dinge: Strom, Zufahrt, Untergrund, Platzverhältnisse, Witterungsschutz.

Viele Locations in der Region kennen wir. Das heißt oft, dass wir euch an dieser Stelle schon etwas mitgeben können. Wo die Bar am besten steht, wo die Gäste nach der Trauung tatsächlich langlaufen, wo es ab 17 Uhr windig wird. Solche Hinweise sind mehr wert als jede Zusatzoption im Angebot.

Erst danach schreiben wir ein Angebot.

2. Das Planungsgespräch, nach der Zusage

Wenn ihr zugesagt habt, gehen wir ins Detail.

Zeiten. Wann wir anfahren, wann wir aufbauen, wann der erste Espresso steht. Niemand möchte, dass ein Anhänger während der freien Trauung über den Kies rollt oder ein Caterer mit einer Fleischerkiste hinter dem Traubogen entlang läuft. Das klingt banal, sehen wir aber ständig, weil es vorher niemand besprochen hat.

Dekoration, Motto, Dresscode. Wenn eure Hochzeit eine Farbwelt hat, richten wir uns danach. Wenn es einen Dresscode gibt, tragen wir ihn gerne mit. Die Kaffeebar soll kein Fremdkörper zwischen den Tischen sein, sondern Teil des Bildes, das ihr über Monate und mit viel Liebe geplant habt.

Getränke und Abläufe. Was wird ausgeschenkt, in welcher Phase des Tages, für wie viele Gäste gleichzeitig. Gerne lauschen wir euch zwischen den Zeilen und erfahren von euren Lieblingsgetränken.

Schnittstellen. Wer koordiniert vor Ort, wer ist unser Ansprechpartner am Tag selbst, wie ist die Abstimmung mit Küche, Band und Fotografin. Vieles davon besprechen wir aber mit der Location selbst.

3. Das letzte Update, fünf bis sieben Tage vorher

In der Woche vor Ihrer Hochzeit melden wir uns noch einmal. Vorher haben wir zwei Dinge getan: den Wetterbericht geprüft und mit der Location gesprochen.

Aus diesen beiden Quellen ergibt sich erstaunlich oft noch ein Detail. Eine Baustelle an der Zufahrt. Eine kurzfristig geänderte Bestuhlung. Angekündigter Regen, der den Standort der Bar verschiebt.

Zu diesem Zeitpunkt lässt sich all das noch lösen. Vier Tage vorher eine Kaffeebar zu ersetzen, dagegen nicht.

Und wenn wirklich kein Strom da ist?

Dann arbeiten wir autark.

Wir betreiben unsere Bars auf Wunsch über eine Powerstation. Kein Generator, kein Kabelstrang quer über den Rasen. Das bedeutet in der Praxis: kein Motorengeräusch während der Reden, kein Dieselgeruch in der Nähe des Buffets.

Woran Sie einen durchdachten Ablauf erkennen

Ganz unabhängig davon, für wen Sie sich entscheiden. Diese Punkte lohnen sich als Prüfung:

Fragen vor dem Angebot. Wer ohne Rückfragen einen Preis nennt, hat nicht geprüft, ob er den Auftrag erfüllen kann.

Kenntnis der Location, oder zumindest die erklärte Absicht, sie sich anzusehen beziehungsweise dort anzurufen.

Ein benannter Kontaktpunkt vor dem Termin. Nicht „melden Sie sich, wenn etwas ist", sondern ein fester Termin, an dem noch einmal gesprochen wird.

Eine Antwort auf die Stromfrage, die über „das klären wir dann" hinausgeht.

Ein Plan B für Regen. Nicht als Floskel, sondern konkret: welcher Aufstellort, welcher Schutz, welche Entscheidungsfrist.

Warum wir das so ernst nehmen

Eine Hochzeit findet einmal statt. Es gibt keinen zweiten Versuch, keine Nachbesserung, keine Gutschrift, die den Moment zurückholt.

Wir kommen aus dem mobilen Catering und haben in den vergangenen Jahren gelernt, dass die meisten Probleme nicht aus mangelndem Können entstehen, sondern aus nicht gestellten Fragen. Deshalb ist unser Ablauf so, wie er ist. Er kostet uns drei Gespräche. Er erspart uns und euch den Stress in der Woche vor der Hochzeit.

Ihr plant und möchtet wissen, ob wir zu eurer Hochzeit passen? Schreibt uns, dann sprechen wir.